Eine Gruppe,
acht Gesellschaften
und ein ERP

Um die aXpel group, ihre Entstehung und  die Zusammenarbeit mit Proffix in den letzten rund 20 Jahren zu verstehen, lohnt sich ein Blick zurück. Die Geschichte begann mit einem Verpackungsunternehmen in Burgdorf, das als eines der ersten Unternehmen die Proffix KMU-Software eingeführt hatte. Dieselben Stakeholder besassen zu diesem Zeitpunkt bereits zwei weitere Unternehmen, die im Liegenschaftengeschäft und Innenausbau tätig und ebenfalls mit Proffix organisiert worden waren. Im Jahr 2012 wurde das erfolgreiche Verpackungsunternehmen  verkauft. Vier Jahre später erfolgte 2016 die Gründung der neuen aXpel one for all AG, ebenfalls mit Sitz in Burgdorf. Zusammen mit den bereits bestehenden beiden Immobilienunternehmen aXpel services AG und aXpel estate AG wurde der Grundstein zur aXpel group gelegt.

«Bei der Integration jeder neuen Gesellschaft half Proffix enorm, die Prozesse zu standardisieren und die operativen Abläufe zu verbessern.»

Carlo Somaini, CEO der drei Industrieunternehmen der aXpel group

Das Bedürfnis
Eine für alle

«Solche Übernahmen bergen immer auch ein Risiko», sagt Carlo Somaini, CEO der drei Industriebetriebe. «Für uns ist es deshalb sehr wichtig, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass es weitergeht und dass wir in das Wachstum der Firma investieren.» Einen wichtigen Beitrag für eine erfolgreiche Integration der Unternehmen in die Gruppe leistet das seit vielen Jahren eingesetzte und stetig ausgebaute Proffix ERP. Verantwortlich für die gesamte IT ist die aXpel services AG, die als zentrale Dienststelle für alle Gesellschaften das Finanzwesen, Marketing und den Bereich Human Resources verantwortet. Sie ist auch die Lizenznehmerin für die in den Gesellschaften eingesetzten Proffix Lizenzen. Um das ERP­System kümmert sich in der mittlerweile 160 Mitarbeitende zählenden Gruppe Carlo Somaini. «In den letzten vier Jahren hat diese Aufgabe durch die Expansion in den Industriesektor nochmals an Bedeutung gewonnen»,  so der Unternehmer.

Jede der acht juristisch eigenständigen Gesellschaften, die zwischen 10 und 40 Mitarbeitende beschäftigen, ist in Proffix als Mandat mit eigener Adressverwaltung, Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Lohnbuchhaltung angelegt. Dazu kommen die Proffix Module für die Auftragsbearbeitung, Warenbewirtschaftung, Logistik, Disposition und den Einkauf sowie seit kurzem auch die Leistungserfassung und Ressourcenverwaltung. «Wir haben sämtliche Module von Proffix im Einsatz und steuern damit in allen Gesellschaften die Kernprozesse», so Somaini. Überall dort, wo Individualisierungen oder Erweiterungen erforderlich sind, werden Drittprodukte oder eigene Lösungen an Proffix angebunden.

Die Lösung
Einfache Anbindungen dank
Proffix REST API

Wie solche Individualisierungen und Optimierungen aussehen können, lässt sich anhand von verschiedenen Beispielen veranschaulichen. Die Gruppe besitzt eine Reihe eigener Liegenschaften, die ebenfalls durch die aXpel services AG verwaltet werden. In diesem Bereich wird bereits seit längerem eine Drittlösung eingesetzt, die zuvor mit einer eigenen Schnittstelle an die Proffix Finanzbuchhaltung angebunden war. Diese wurde von der Proffix REST-API-Schnittstelle abgelöst, wodurch der cloudbasierte Zugriff auf die Daten erheblich verbessert werden konnte.

Ein zweites Beispiel zeigt sich bei einer branchenspezifischen REST-API-Anbindung beim kürzlich durch die aXpel professional AG übernommenen Sanitärunternehmen Chr. Sauser AG. Für das als Fachplaner im Architekturumfeld tätige Unternehmen bestehen im Offertwesen sehr spezifische Anforderungen. Dafür kommt neu eine Branchensoftware zum Einsatz, mit der die Offerten gemäss dem SIA-Normenkatalog erstellt werden. Um die Aufträge im Rechnungswesen verbuchen zu können, wurden die rund 200 als relevant definierten Positionen auf 20 Erlöskonti konsolidiert, die aus dem Auftrag übersetzt und direkt in Proffix verbucht werden. Bei der Integration entstand zudem das Bedürfnis nach einer mobilen Anwendung, damit die Monteure ihre Leistungen, Stunden sowie zusätzlich benötigtes Material direkt auf der Baustelle erfassen können. Mit der WATO PxApp® fand sich auch hier eine passende Lösung.

«Die ganze Funktionalität und die Daten, die wir für eine eigene Produktionsplanung benötigten, sind bereits in Proffix vorhanden.»

Carlo Somaini

In Fahrt kommt Somaini bei der Ausführung, wie er für die Industrieunternehmen eine Produktionsplanung realisiert hat. Dabei betont er: «Die ganze Funktionalität und die Daten, die wir dafür benötigten, sind bereits in Proffix vorhanden. Ich habe auch keine Applikation gebaut, sondern lediglich mit den mir mit Proffix gebotenen Möglichkeiten gearbeitet.» Somaini erklärt weiter: «Für die Produktion, beispielsweise der Kunststoffteile, benötigt es Produktionspläne, die Aufschluss darüber geben, mit welcher Maschine zu welchen Kosten und mit wie viel Personal diese hergestellt werden. Und es braucht für jedes Produkt eine Stückliste für die Erstellung der Produktionsaufträge.»

Somaini hat diesen Prozess mithilfe der in Proffix zur Verfügung stehenden Zusatztabellen abgebildet und eigene Tabellen konfiguriert und integriert. So kann heute bei jedem Auftrag definiert werden, welche Teile auf welcher Maschinen in welcher Zeit produziert werden müssen. Sämtliche benötigten Daten werden dabei direkt aus Proffix geholt, und der mehrteilige Produktionsauftrag wird automatisch generiert. Die erforderlichen Berechnungen für die Produktionsplanung werden in einem Report-Designer erstellt und ebenfalls in Tabellenform dargestellt. «Dank diesen Erweiterungen können wir eine perfekte Vor- und Nachkalkulation erstellen», so Somaini. Abweichungen gegenüber den in der Vorkalkulation geschätzten Aufwendungen können identifiziert und in den Kundenaufträgen einfach nachkalkuliert werden.

(Erstellt: 2023)